Etická linka a podání sdělení

OZNAMOVÁNÍ NA ETICKOU LINKU TELL US

Využívání etické linky je diskrétní a dobrovolné. Tento komunikační nástroj umožňuje podávat informace o porušení Etického kodexu, které nechcete z různých důvodů vyřizovat cestou pracovního pořádku (např. máte-li obavy nebo nepokládáte-li tuto cestu za vhodnou).

Pokud jste se setkali s jednáním, které je v rozporu s přijatými pravidly obsaženými v Etickém kodexu, a rozhodli jste se je oznámit, postupujte následovně: 

  1. Uveďte zejména kdo nebo co je příčinou neetického chování a kdy a kde se tento problém vyskytl.
  2. Zvažte, kdo bude nejvhodnější osobou, se kterou budete chtít případ řešit. Můžete si vybrat svého nadřízeného/vedoucího, právníka společnosti, vyšší stupeň vedení společnosti, Compliance officera příslušné společnosti nebo využít možnosti webového či telefonického oznámení prostřednictvím etické linky Tell Us, kde bude Váš případ řešit nezávislý compliance officer.
  3. Přitom posuďte zodpovědně, zda Vaše informace je korektní, legální a pravdivá.

Pokud si vyberete možnost webového či telefonického oznámení prostřednictvím etické linky Tell Us:

  • Můžete své informace podávat zcela anonymně. Uvedete-li však Vaši identifikaci a kontaktní údaje, značně se zrychlí řešení daného problému a zároveň Vám to umožní lepší přístup k informacím o vývoji Vašeho případu. V některých případech bez dodatečných informací nemusíme být schopni adekvátně vyhodnotit Váš podnět.
  • Ve svém popisu událostí poskytněte co nejvíce detailů o porušení etických pravidel.
  • Je nepřípustné a v rozporu s pravidly etického chování jakýmkoliv způsobem postihovat nebo znevýhodňovat osobu, která podala v dobré víře podnět přes etickou linku Tell Us. Bude-li v tomto směru učiněn jakýkoliv nátlak na oznamovatele, záležitost ihned ohlaste příslušnému compliance officerovi.

Linka "Tell Us" není určena pro nahlašování mimořádných událostí (např. požáry, nehody atd. spadající do kompetence policie, záchranné služby nebo hasičů), k řešení problémů v rámci běžného obchodního styku včetně reklamačních případů a k vyřizování osobních sporů mezi pracovníky.

Pro podání Vaší zprávy a pro další komunikaci s námi můžete využít následujících způsobů:

  • využít odkaz na webovou aplikaci (klikněte na tlačítko pokračovat v zápatí této stránky),
  • nebo zavolat na telefonní číslo naší etické linky +420 272 192 999 (provoz telefonní linky - pondělí-pátek od 09:00 do 15:00 hodin).

Vámi sdělená informace bude předána pověřenému  compliance officerovi, který ji diskrétně a s nejvyšší zodpovědností vyřídí dle platných pravidel v koncernu AGROFERT.

Po nahlášení podnětu Vám bude automaticky přidělen náhodně vygenerovaný šestimístný kód podnětu. Tento kód podnětu můžete následně autorizovat heslem, které znáte jen Vy. Tyto přístupové údaje vám umožní vstoupit do systému a sledovat vývoj daného případu, resp. nám poskytovat dodatečné informace.

OCHRANA OZNAMOVATELŮ, DŮVĚRNOST INFORMACÍ A ZABEZPEČENÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Ujišťujeme Vás, že důvodných podnětů si vážíme, jejich podávání podporujeme, a proto údaje o osobě podávající podnět na etickou linku všestranně chráníme. 

Totožnost oznamovatele nebude bez jeho souhlasu zpřístupněna prověřované osobě. Nelze však zcela vyloučit, že prověřovaná osoba může oznamovatele identifikovat nepřímo (protože příslušné informace mohla mít pouze konkrétní osoba).

Poskytnuté informace jsou považovány za důvěrné a budou v nezbytném rozsahu sdíleny pouze s útvary, které se podílejí na prověřování podnětu, managementem dotčených společností, který odpovídá za přijímání nápravných opatření, a kontrolními orgány.

V zákonem určených případech máme oznamovací povinnost vůči příslušným orgánům státní moci a státní správy.

Veškerá data sdělená prostřednictvím etické linky jsou zabezpečena proti zneužití, řádně archivována a uchovávána v souladu se zákonnými povinnostmi na ochranu osobních údajů tj. zejména v souladu s Nařízením (EU) č. 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů.  Více informací o ochraně osobních údajů naleznete v POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO OSOBY, JEJICHŽ OSOBNÍ ÚDAJE JSOU ZPRACOVÁVÁNY V RÁMCI ŘEŠENÍ COMPLIANCE PŘÍPADŮ VČETNĚ OZNAMOVATELŮ NA ETICKOU LINKU TELL US

KONTROLA STAVU PODANÉHO PODNĚTU

Pokud jste využili možnost anonymního oznámení, tj. neposkytli jste spolu s oznámením své kontaktní údaje, po určité době, nejdříve však po uplynutí 10 kalendářních dnů, použijte svůj "kód zprávy" a "heslo" ke zjištění, jak bylo naloženo s Vaším podáním. Informace a závěr k prověřovanému případu je oprávněn podávat příslušný compliance officer, který si rovněž může vyžádat doplňující informace. 

Kontrola stavu podaného podnětu

ZÁVĚREČNÉ UPOZORNĚNÍ

Každá osoba, která je předmětem oznámení, bude, pokud to okolnosti případů nevylučují a neohrozí to řádné prověření podnětu, bez identifikace zdroje informace vyrozuměna o  podaném podnětu.

Tato osoba má pak právo vyjádřit se ke skutečnostem uvedeným v oznámení, resp. předat compliance officerovi své stanovisko, objasnit okolnosti případu, předkládat důkazy k vyvrácení tvrzení uvedených v oznámení.

Rovněž osoba, která případ nahlásila, může prostřednictvím compliance officera uvádět dodatečné informace a dokumenty.

Detailní informace ze šetření jednotlivých případů včetně navazujících nápravných opatření nebudou poskytovány, a to zejména s ohledem na ochranu oprávněných zájmů a dat společnosti.

 

Souhlasím a prohlašuji, že jsem se seznámil s pravidly pro podávání podnětů prostřednictvím Etické linky "Tell us".

V případě, že s některou z uvedených informací nebo s některým z popsaných postupů nesouhlasíte, klikněte na tlačítko "zrušit" a budete automaticky přesměrován/a na úvodní stránku holdingu Agrofert. V případě potřeby můžete poté kontaktovat našeho specialistu k problematice "Compliance" - Compliance Officer: +420 272 192 999.